Klauzula RODO
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w Archiwum Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach
Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z dnia 4 maja 2016 r. s. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23 maja 2018 r., s. 2), zwanego dalej „RODO”, informujemy, że:
1) administratorem Państwa danych osobowych jest Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach, ul. Żeromskiego 5, 25-369 Kielce, e-mail: kancelaria@ujk.edu.pl. (zwany dalej Administratorem),
2) w przypadku pytań dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych przez UJK, można skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych UJK pisząc na adres e-mail: iod@ujk.edu.pl lub na ww. adres pocztowy,
3) Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), a także w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegających na zapewnieniu bezpieczeństwa zasobu archiwalnego oraz na ewentualnym dochodzeniu roszczeń lub obronie przed roszczeniami,
4) dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji zadań w zakresie:
a) gromadzenia, ewidencjonowania, przechowywania, opracowywania, zabezpieczenia i udostępniania zasobu archiwum,
b) urzędowego potwierdzania treści przechowywanych materiałów,
c) przechowywania i udostępniania dokumentacji osobowej płacowej o studiach i zatrudnieniu w UJK,
d) wydawania odpisów i kopii z dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców,
e) realizacji spraw w zakresie gospodarowania majątkiem,
f) prowadzenia działalności informacyjnej, dydaktycznej, naukowej, wydawniczej, wystawowej i usługowej,
5) Państwa dane osobowe nie będą udostępniane innym podmiotom, za wyjątkiem podmiotów uprawnionych na podstawie przepisów prawa, nie będą podlegały profilowaniu oraz nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej,
6) będziemy przechowywać Państwa dane osobowe do chwili załatwienia sprawy, w której zostały one zebrane a następnie – w przypadkach, w których wymagają tego przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 164.) – przez czas określony w tych przepisach,
7) zgodnie z RODO przysługuje Państwu: a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii, b) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych, jeśli są błędne lub nieaktualne, a także prawo do ich usunięcia, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub wynikającego z prawnie uzasadnionego interesu Administratora, c) prawo do ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa),
8) podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa podania danych może skutkować odmową korzystania z zasobu Archiwum lub załatwienia innego rodzaju sprawy,
9) prawa osób, których dane osobowe znajdują się w materiałach archiwalnych, czyli dokumentacji przechowywanej wieczyście, mogą podlegać ograniczeniom ze względu na zachowanie integralności narodowego zasobu archiwalnego,
10) na podstawie art. 22b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ogranicza się stosowanie: a) art. 16 RODO (prawo do sprostowania nieprawidłowych danych) w taki sposób, iż Administrator przyjmuje od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne, b) art. 18 ust. 1 lit. a i b RODO (prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych), w zakresie niezbędnym do zapewnienia korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych, 11) wykonanie przez Administratora obowiązku, o którym mowa w art. 15 ust. 1 i 3 RODO (prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii) następuje w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.